ارزیابی عملکرد پروژه

از آنجا که سازمان‌ها در این عصر با کمبود منابع و امکانات مواجه می‌باشند، لذا بسیاری از اهداف مورد نظر خود را در قالب پروژه­ها و طرح­های پژوهشی به افراد یا سازمان‌های فعال در این زمینه واگذار می­نمایند. در واقع بدون این پروژه­ها سازمان‌ها به محیط­هایی ایستا و بدون ارتباط با محیط رقابتی بیرون خود تبدیل می­شوند. ارزیابی عملکرد پروژه­های تحقیقاتی امری دشوار و در عین حال مورد نیاز مدیران پروژه­ها، همچنین سازمان‌های ارئه دهنده پروژه­ها و طرح­های پژوهشی، جهت تصمیم گیری در مدیریت پروژه می‌باشد (سعیدی مهرآباد و احسانی, 1384).

سازمان بین المللی استاندارد سازی[1] یک پروژه را به عنوان” یک فرایند واحد شامل مجموعه­ای از فعالیت­های هماهنگ و کنترل شده با تاریخ شروع و پایان، که برای رسیدن به هدفی مطابق با نیاز خاص انجام می­شود” تعریف می­کند( مارکیوس، جویورس و لاوراس[2]، 2010).

مدیران پروژه­های تحقیقاتی برای انجام بهتر پروژه­­های خود علاوره بر اطلاعات مدیریت پروژه، به اطلاعات عملکرد آن­ها در دوره­های مشخص و وبه صورت پیوسته نیاز دارند. آن­ها با استفاده از این اطلاعات در صورت لزوم، تصمیمات لازم(تخصیص منابع بیشتر مانند پول، نیروی انسانی و دانش فنی پروژه) را درمورد ادامه روند اجرای پروژه اخذ می­نمایند. در این راستا، آن­ها به یک سیستم مناسب برای ارزیابی عملکرد پروژه­های خود نیاز دارند تا در دوره­های مشخص، عملکرد آن­ها را بر اساس شاخص­های معین و روش­های درست، اندازه­گیری شود. ارزيابي عملكرد پروژه مي تواند مدير پروژه را در دستيابي به اهداف پروژه و در نتيجه انجام موفق تر پروژه ياري دهد. اين فرايند مي تواند قبل از شروع پروژه باشد كه در حقيقت امكان سنجي انجام پروژه چه از لحاظ بهينه اجرا شدن و چه عملي بودن آن است و نيز مي تواند در حين اجراي پروژه باشد كه اين نحوه ارزيابي عملكرد پروژه به اتخاذ تصميمات درست تر در ادامه پروژه كمك خواهد كرد و بسيار راهگشا مي باشد. در نهايت ارزيابي عملكرد پروژه در انتهاي كار و براي پروژه‌هاي خاتمه يافته نيز قابل انجام است و در صورت وجود اطلاعات و مستندات كافي و مورد نياز بر اي ارزيابي منشا تاثيرات مثبت فراواني خواهد بود از جمله (عباسی, 1384) :

  • سنجش ميزان دستيابي به اهداف پيش بيني شده براي اجراي پروژه
  • مطالعه و بررسي موانع و محدوديت هاي عمومي و اختصاصي انجام پروژه
  • تنظيم ضوابط و نكات ضروري به منظور رفع موانع اجرايي پروژه
  • تصميم گيري بهتر و مناسب تر در آينده از جهت رد يا پذيرش سرمايه گذاري براي انجام پروژه
  • تدوين رويه مناسب تعريف و اجراي پروژه‌ها در آينده

اصولا اندازه­گیری عملکرد نقش مهمی را در حصول اطمینان از موفقیت پروژه، بازی می­کند. بررسی­های انجام شده در شرکت­های متمرکز آمریکایی نشان می­دهد موضوع اصلی که مدیران پروژه­ها با آن رو به رو هستند، اندازه‌گیری و بهبود اثربخشی پروژه­ می‌باشد(بورخارت[3]، 2008).

سنجش میزان اثربخشی پروژه­های انجام پذیرفته در سازمان‌ها، یکی از الزامات حیاتی جهت ارزیابی میزان کارآمدی و تاثیرگذاری آن پروژه­ها بر افراد، واحدها و خروجی­های فنی و عملیاتی سازمان می‌باشد. در نتیجه رشد و گسترش روزافزون اقدامات و پروژه­های تحقیقاتی و عملیاتی در سازمان‌ها و همچنین راستاي بهبود و ارتقاي اثربخشی پروژه­ها، یکی از اقدامات حیاتی، سنجش و ارزیابی میزان اثربخشی  می‌باشد که به طرق مختلفی قابل تحقق می‌باشد.

 

[1]  ISO

[2]  Marques, Gourc, & Lauras

[3]  Burkhart